13. NVC darbuotojai, atlikdami savo pareigas ir tvarkydami asmens duomenis, laikosi šių asmens duomenų tvarkymo principų, įtvirtintų Reglamente:
13.1. asmens duomenys turi būti tvarkomi teisėtu, sąžiningu ir skaidriu būdu (teisėtumo, sąžiningumo ir skaidrumo principas);
13.2. asmens duomenys gali būti renkami tik Taisyklių 10 punkte apibrėžtais bei kitais teisėtais tikslais ir toliau netvarkomi su tais tikslais nesuderinamu būdu (tikslo apribojimo principas);
13.3. asmens duomenys turi būti adekvatūs, tinkami ir tik tokie, kurių reikia siekiant tikslų, dėl kurių jie tvarkomi (duomenų kiekio mažinimo principas);
13.4. asmens duomenys turi būti tikslūs ir prireikus atnaujinami. Turi būti imamasi visų pagrįstų priemonių užtikrinti, kad asmens duomenys, kurie nėra tikslūs, atsižvelgiant į jų tvarkymo tikslus, būtų nedelsiant ištrinami arba ištaisomi (tikslumo principas);
13.5. asmens duomenys laikomi tokia forma, kad duomenų subjektų tapatybę būtų galima nustatyti ne ilgiau, nei tai yra būtina tais tikslais, kuriais asmens duomenys tvarkomi. Asmens duomenis galima saugoti ilgesnius laikotarpius, jeigu asmens duomenys bus tvarkomi tik archyvavimo tikslais viešojo intereso labui, mokslinių ar istorinių tyrimų tikslais arba statistiniais tikslais, įgyvendinus atitinkamas technines ir organizacines priemones, kurių reikalaujama pagal Reglamentą siekiant apsaugoti duomenų subjekto teises ir laisves (saugojimo trukmės apribojimo principas);
13.6. asmens duomenys turi būti tvarkomi tokiu būdu, kad taikant atitinkamas technines ir organizacines priemones būtų užtikrintas tinkamas asmens duomenų saugumas, įskaitant apsaugą nuo duomenų tvarkymo be leidimo arba neteisėto duomenų tvarkymo ir nuo netyčinio praradimo, sunaikinimo ar sugadinimo (vientisumo ir konfidencialumo principas);
13.7. NVC yra atsakingas už tai, kad būtų laikomasi asmens duomenų tvarkymo principų, ir turi sugebėti įrodyti, kad jų laikomasi (atskaitomybės principas).
14. Asmens duomenys saugomi tiek laiko, kiek nurodyta Lietuvos Respublikos biomedicininių tyrimų etikos įstatyme, Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 1999 m. lapkričio 29 d. įsakyme Nr. 515 „Dėl sveikatos priežiūros įstaigų veiklos apskaitos ir atskaitomybės tvarkos“ ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakyme Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ ir kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose atitinkamų asmens duomenų tvarkymą. Konkretūs duomenų saugojimo terminai gali būti nustatyti kituose NVC vidaus teisės aktuose.
15. Asmens duomenys NVC tvarkomi automatiniu ir neautomatiniu būdu.
16. Pagrindiniai klinikinio tyrimo dokumentai saugomi 25 metus nuo tyrimo baigimo datos. Kitų mokslinių tyrimų dokumentai saugomi 10 metų nuo tyrimo baigimo datos arba 5 metus tyrimui neįvykus.
17. Asmens duomenys NVC renkami tik teisės aktų nustatyta tvarka, juos gaunant tiesiogiai iš duomenų subjekto arba iš kitų fizinių ar juridinių asmenų teisės aktų nustatytais pagrindais.
18. Duomenų rinkimo tvarka:
18.1. Registruojantis naujam pacientui duomenys apie pacientus į DB įvedami iš šių šaltinių: NVC pateikto paciento asmens tapatybės dokumento, gimimo liudijimo, pensininko pažymėjimo, asmens su negalia pažymėjimo, pažymos apie registraciją Užimtumo tarnyboje, kitų dokumentų, kuriuos pateikia pacientai.
18.2. Kiti asmens duomenų teikėjai yra šie:
18.2.1. Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerija teikia duomenis iš ESPBI IS ir IPR: pacientų, ESI, vaistinių preparatų ir medicinos pagalbos priemonių, medicinos prietaisų, klasifikatorių, medicininių vaizdų, elektroninių receptų, ataskaitų ir statistinės informacijos duomenų bazių duomenis bei IPR duomenis (užsiregistravusio paciento asmens kodas, vardas, pavardė, gimimo data, adresas, kontaktinis telefono numeris, sveikatos priežiūros specialistas pas kurį registruojamasi duomenys, apsilankymo data, laikas ir apsilankymo tikslas (priežastis).
18.2.2. Valstybinė ligonių kasa prie Sveikatos apsaugos ministerijos teikia duomenis iš DPSDR ir SVEIDRA: draudžiamojo asmens kodas, draudžiamojo asmens identifikacinis kodas, draudžiamojo asmens gimimo data, draudžiamojo asmens vardas, pavardė, apdraustumo pradžios data, nuo kurios asmuo buvo (yra) draustas, apdraustumo pabaigos data, iki kurios asmuo buvo (yra) draustas, paciento pasirinktas sveikatos priežiūros specialistas (vardas, pavardė, sveikatos priežiūros specialisto identifikacinis (spaudo) numeris), paciento pasirinkta sveikatos priežiūros įstaiga (pavadinimas, juridinio asmens kodas).
18.2.3. Valstybinio socialinio draudimo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos teikia duomenis iš Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos informacinės sistemos: pacientams išduoti elektroniniai nedarbingumo pažymėjimai bei elektroniniai nėštumo ir gimdymo atostogų pažymėjimai (asmens kodas, vardas, pavardė, nedarbingumo priežastis, nedarbingumo, nėštumo ir gimdymo atostogų laikotarpis, gimdymo data).
18.3. Duomenis į DB įveda ir toliau tvarko NVC darbuotojai, pasirašę konfidencialumo pasižadėjimą ir susipažinę su Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 2001 m. vasario 1 d. įsakymu Nr. 65 „Dėl Informacijos apie pacientą valstybės institucijoms ir kitoms įstaigoms teikimo tvarkos aprašo patvirtinimo ir asmens sveikatos paslapties kriterijų nustatymo“, Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 2011 m. gegužės 20 d. įsakymu Nr. V-506 „Dėl rašytinės informacijos, įskaitant ir konfidencialią, apie pacientą ir jam suteiktas paslaugas teikimo ir šios paslaugos apmokėjimo tvarkos aprašo patvirtinimo ir paciento teisės susipažinti su įrašais savo medicinos dokumentuose įgyvendinimo“, NVC galiojančia informacijos apie pacientą teikimo tvarka bei Taisyklėmis.
18.4. Su konkrečiu pacientu susijusių medicininių duomenų kaupimas ir apdorojimas vyksta NVC pacientų informacinėje sistemoje. NVC pacientų informacinės sistemos naudojimo tvarka nustatyta NVC galiojančiose elektroninės medicininės istorijos pildymo ir naudojimo taisyklėse.
18.5. Mokslinio tyrimo metu duomenų subjektų asmens duomenis renka ir tvarko tyrime dalyvaujantys gydytojai tyrėjai arba tyrimo koordinatoriai. Renkami ir tvarkomi tyrimo užsakovo pateikti ir tyrimo protokoluose numatyti asmens duomenys, taip pat specialių kategorijų asmens duomenys. Surinkti asmens duomenys yra nuasmeninami ir koduojami taip, kad nebūtų įmanoma nustatyti duomenų subjekto tapatybės. Duomenų subjektų identifikacinių kodų sąrašas laikomas tyrimo centre saugioje vietoje, vadovaujantis tokių dokumentų saugojimui galiojančiais standartais, t. y. dokumentai (tiek popieriniame variante, tiek elektroninėse rinkmenose) laikomi rakinamose spintose rakinamose patalpose, kur prieiga yra ribota. Šiose patalpose gali lankytis tik biomedicininio ar klinikinio tyrimo personalas.
19. Asmens duomenis NVC tvarko arba prie jų turi prieigą tik tie darbuotojai, kuriems tai būtina vykdant jų tiesiogines pareigas, ir tik tokia apimtimi, kiek tai būtina šių pareigų atlikimui:
19.1. Gydantis gydytojas;
19.2. Padalinio, kuriame gydomas pacientas, vadovas;
19.3. Gydytojas konsultantas;
19.4. Pacientą aptarnaujantis personalas;
19.5. Personalas, pacientui suteikiantis būtinąją pagalbą;
19.6. Personalas, atliekantis auditą;
19.7. Personalas, susijęs su informacinės sistemos palaikymu;
19.8. Personalas, atliekantis veiklos administravimo funkcijas;.
19.9. Moksliniame tyrime dalyvaujančių asmenų – mokslinio tyrimo komanda (tyrėjai, koordinatoriai).
20. Duomenų teikimas duomenų gavėjams:
20.1. Asmens duomenys gali būti teikiami tik pagal sudarytą asmens duomenų teikimo sutartį arba gavus duomenų gavėjo prašymą.
20.2. Pacientų duomenys teikiami šiems duomenų gavėjams:
20.2.1. Valstybinei ligonių kasai prie Sveikatos apsaugos ministerijos: paciento vardas, pavardė, asmens kodas, adresas, gydymo epizodo trukmė ir laikas, diagnozė, suteiktos gydymo paslaugos (pagal Valstybinės ligonių kasos patvirtintą paslaugų klasifikatorių), operacijos, brangios procedūros ir tyrimai. Šie duomenys naudojami gydymo paslaugų įkainių, NVC pacientams suteiktų paslaugų ir už jas gautų pajamų skaičiavimui.
20.2.2. Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybai prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos: paciento sveikatos duomenys. Šie duomenys teikiami siekiant pagrįsti pacientams išduodamų nedarbingumo pažymėjimų būtinumą.
20.2.3. Valstybės ar savivaldybės įstaigoms, kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims, kai teisės aktai įpareigoja NVC prašomus duomenis teikti – teisės aktų nustatyta apimtimi (pvz., paciento vardas, pavardė, asmens kodas, informacija apie paciento sveikatos būklę, diagnozes ir gydymą).
20.2.4. Pacientai, pacientų artimieji, šeimos nariai, atstovai – teisės aktų nustatyta tvarka ir apimtimi (pvz., paciento vardas, pavardė, asmens kodas, informacija apie paciento sveikatos būklę, diagnozes ir gydymą. Šie duomenys teikiami įgyvendinant pacientų teisę susipažinti su tvarkomais savo asmens duomenimis, taip siekiant užtikrinti suteikiamų asmens sveikatos priežiūros paslaugų kokybę ir teisės aktais nustatytų pareigų įgyvendinimą).
20.2.5. Moksliniame tyrime dalyvaujančių asmenų duomenys teikiami tyrimo užsakovams ir kitoms atsakingoms institucijoms nepažeidžiant teisės aktų reikalavimų ir konfidencialumo sąlygų.
21. Vaizdo duomenų tvarkymo taisyklės yra patvirtintos atskiru NVC direktoriaus įsakymu.
22. Darbuotojų asmens duomenų tvarkymo taisyklės patvirtintos atskiru NVC direktoriaus įsakymu.